Artykuł sponsorowany.

Rejestracja czasu pracy kojarzy się z mikrozarządzaniem i brakiem zaufania. Trudno się temu dziwić, skoro przez lata była synonimem papierowych list obecności i stoperem w ręku kierownika. Tymczasem nowoczesne narzędzia mogą sprawić, że rejestracja czasu pracy stanie się niewidoczna, intuicyjna i — co ważniejsze — postrzegana przez zespół jako wyraz uczciwości ze strony firmy. Jak to osiągnąć? Podpowiadamy.

iBeacony – pracownik nie pamięta o ich istnieniu

iBeacony to małe urządzenia Bluetooth, które nadają sygnał w promieniu kilku lub kilkunastu metrów. Wystarczy zainstalować je w biurze lub innym miejscu pracy, a aplikacja na telefonie pracownika samodzielnie odnotuje moment jego wejścia i wyjścia. Rejestracja czasu pracy zaczyna się automatycznie, w tle i dokładnie wtedy, kiedy pracownik przekracza próg  firmy.

Pracownik po prostu przychodzi do pracy — i to wszystko. Proces rejestracji czasu pracy jest „niewidoczny” i tak dyskretny, że zespół po kilku dniach dosłownie zapomina o jego istnieniu.

Pracodawca, który zdecyduje się na iBeacony, powinien oczywiście poinformować zespół o tym, jak działa ta technologia, jak odbywa się rejestrowanie czasu pracy i jakie dane są zapisywane. Transparentna komunikacja jest tu tak samo ważna jak w przypadku każdej innej metody — różnica polega na tym, że sama obsługa systemu nie wymaga od pracowników żadnego wysiłku.

Rejestracja czasu pracy za pomocą komunikatorów – nienachalna i intuicyjna

Slack i Microsoft Teams są otwarte na ekranach niektórych pracowników przez większość dnia. Integracja rejestracji czasu pracy z komunikatorem oznacza, że pracownik nie musi otwierać żadnej dodatkowej aplikacji, przełączać się między zakładkami ani uczyć się nowego interfejsu. Wystarczy prosta komenda tekstowa wpisana wprost w oknie czatu i gotowe.

Integracja z komunikatorem odzwierciedla rytm pracy. Większość pracowników biurowych zaczyna dzień od sprawdzenia wiadomości. Jeśli w tym czasie można jednocześnie zarejestrować początek pracy, to czynność ta staje się częścią porannego rytuału, a nie osobnym obowiązkiem, o którym łatwo zapomnieć.

Z perspektywy menedżerów i działów HR systemy zintegrowane z komunikatorami pozwalają na szybkie generowanie raportów, podgląd kto w tej chwili jest w pracy, a kto na przerwie lub kto jest nieobecny.

Rejestracja czasu pracy przez aplikację z lokalizacją – poczucie uczciwości ze strony pracodawcy

Aplikacja mobilna z opcją geolokalizacji to rozwiązanie dla firm, których pracownicy działają w terenie. Mogą z niej korzystać handlowcy, technicy czy firmy budowlane – ci zatrudnieni, którzy nie siedzą przy biurku, ale ich czas pracy powinien być ewidencjonowany tak samo dokładnie jak czas pracowników biurowych. Aplikacja pozwala im sprawnie zaznaczyć obecność ze smartfona, gdziekolwiek się w danej chwili znajdują.

Choć geolokalizacja brzmi groźnie, w rzeczywistości chroni pracownika. Stanowi niepodważalny dowód, że np. serwisant był  u klienta „X” od 9:00 do 13:00. Buduje to obustronną uczciwość – pracodawca wie, że zadanie było realizowane na miejscu, a pracownik ma pewność, że jego czas dojazdu i pracy w terenie zostanie poprawnie rozliczony i opłacony.

Mądrze wdrożona rejestracja czasu pracy to inwestycja w sprawność operacyjną firmy i w relację z pracownikami. Zespół, który czuje, że dany system działa uczciwie i transparentnie, ma lepsze samopoczucie, co przekłada się na dobrą atmosferę i efektywne działanie organizacji.